Banyak perusahaan dan organisasi menggunakan email marketing untuk memberikan informasi via email kepada kastemer, klien, mitra bisnis, prospek, dan para langganannya. Istilah email marketing mengacu ke seluruh perangkat proses, strategi pemasaran dan pesan email, data, dan teknologi yang memungkinkan komunikasi ini.

Email marketing kadang-kadang memang disalahartikan mengacu pada suatu tindakan mengirimkan pesan-pesan pemasaran yg terus terang via email. Akan tetapi, email marketing dapat mencakup komunikasi apa pun yang dikirimkan melalui email oleh suatu perusahaan atau organisasi.

Suatu perusahaan yang mengirim email yang berisi target penjualan dan pemasaran yang dihubungkan dengan setiap pesan email. Namun sebaliknya daripada sekadar berbunyi “beli sekarang!”, pesan-pesan email tersebut dapat dimanfaatkan untuk memupuk suatu hubungan komunikasi bisnis jangka panjang dengan kastemer.

Penjelasan berikut melukiskan pada berbagai sifat dari email marketing. Agar lebih enak, saya memilih menggunakan kata kastemer untuk mengacu ke klien, mitra bisnis, prospek, langganan, dan siapa pun yang dikirimi komunikasi via email oleh suatu perusahaan.

Contoh dari Email Marketing

Sebelum kita masuk ke penjelasan yang lebih terperinci, saya akan mengajak Anda dahulu melihat suatu contoh dari program email marketing yang ada. Program email marketing tersebut adalah program yang dibuat oleh CDNow. Nah silahkan Anda masuk ke situs web CDNow.

CDNow adalah perusahaan online yang bergerak di bidang musik retail. Kastemer dapat mendaftarkan diri mereka pada situs web CDNow untuk mendapatkan berita musik secara berkala, ataupun penawaran khusus. Pada waktu kastemer mengisi formulir yg terdapat di situs web tersebut, mereka dapat mengisi pilihan seperti musik apa yang mereka sukai, jenisnya dan frekuensi komunikasi via email yang mereka kehendaki per minggu atau per bulan, dan informasi lainnya.

Karena itu secara tetap tentu, CDNow mengirimkan pesan-pesan email personalisasi berdasarkan informasi ini. Misalnya, seorang kastemer yang menyatakan minatnya pada dunia musik dan rilis baru akan menerima pesan-pesan email tinjauan dari album musik baru dari seluruh dunia.

Bukan Spam, Namun Sudah Mendapat Persetujuan (permission-based)

Salah satu sifat utama dari email marketing adalah atas dasar persetujuan. Kastemer secara terus terang melakuan registrasi (“opt-in”) untuk menerima pesan email. Setelah registrasi, resipien pun dapat berhenti keluar dari “opt-in” tersebut (unsubscribe).

Sifat inilah yang membedakannya dari unsolicited email, yang secara umum disebut sebagai spam. Email marketing adalah suatu aktivitas mengirimkan pesan-pesan komunikasi yang dilakukan oleh suatu organisasi kepada mereka yang mau mendengarkan atau siap menerima berita dari organisasi tersebut.

Tujuan dari Email Marketing

Tujuan keseluruhan dari email marketing adalah untuk membangun suatu kemitraan antara suatu organisasi dengan para kastemernya di mana kedua belah pihak mendapatkan manfaat timbal balik dari pertukaran informasi ini.

Program email marketing yang berhasil adalah program yang memenuhi kedua tujuan dari organisasi tersebut maupun kebutuhan dan keinginan dari para kastemernya.

Agar berhasil suatu organisasi harus membangun dan memperkuat hubungan komunikasi bisnisnya dengan para kastemernya. Hal ini tentu saja menggunakan media komunikasi khususnya email karena lebih efisien, cepat, dan biaya lebih terjangkau untuk mempromosikan suatu merek, mendapatkan kastemer, mempertahankan suatu bisnis, dan saling menjual produk. Dan sekaligus hal ini dapat memenuhi tujuan kuantitatif seperti meningkatkan jumlah pengunjung, kastemer baru dan pendapatan tentu saja.

Program email marketing yang berhasil memastikan bahwa komunikasi yang keluar itu harus sesuai dengan kebutuhan dan keingian dari para kastemer. Tujuan spesifik dari para kastemer bisa jadi memang bervariasi. Tujuannya bisa jadi mulai dari menerima informasi yang bersifat menghibur, atau berhubungan dengan karir pekerjaan, atau suatu advis mengenai suatu topik tertentu yang menjadi minat mereka.

Hal itu jelas seperti yang kami lakukan di BJO CONSULTING GROUP (http://www.bjoconsulting.com) bahwa mereka yang menjadi pembaca kami karena mereka ingin mendapatkan informasi dan tips serta trik dalam melakukan pemasaran elektronik serta informasi ebusiness di seluruh dunia.

Isi dari Email

Berbagai macam informasi dapat dikirim sebagai bagian dari program email marketing, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut :
· Informasi tertentu yang berhubungan dengan minat kastemer
· Informasi akan suatu peristiwa tertentu
· Analisa produk
· Tips penggunaan suatu produk
· Analisa keuangan/pasar modal
· Pengingat film-film tertentu
· Penawaran khusus
· Berita-berita industri
· Dan lain-lain

Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah salah satu kunci yang berhasil untuk email marketing. Itulah sebabnya komunikasi mereka harus dirancang sebegitu rupa agar berhasil. Mereka harus berpikir dalam-dalam tentang variasi dari pesan-pesan email mereka untuk meraih tujuan mereka.

Perencanaan terdepan sangat penting untuk memastikan agar kehendak baik kastemer. Misalnya, Anda bayangkan, jika seorang kastemer berhenti dari “opt-in” Anda karena tidak suka akan pesan-pesannya, maka organisasi tersebut kehilangan hubungan komunikasi via email dengannya bahkan mungkin selamanya..

Bisnis-ke-Kastemer dan Bisnis-ke-Bisnis

Email marketing dapat diterapkan untuk situasi Bisnis ke Kastemer atau untuk Bisnis ke Bisnis. Email marketing untuk jenis bisnis ke kastemer misalnya, seperti halnya program CDNow yang disebutkan di atas jelas sangat sukses, disamping itu pula terdapat program email marketing untuk jenis bisnis B2B juga.

Walaupun program jenis bisnis B2B memiliki banyak kesamaan dengan program bisnis B2C, namun berbeda dalam hal jumlah orang-orang yang terlibat dalam mengambil keputusan untuk membeli, maupun kekompleksitasnya suatu produk, dan mahalnya biaya pembelian dari B2B vs. B2C.

Contoh dari program B2B adalah system yang diterapkan oleh suatu organisasi untuk mengkomunikasikan bisnisnya dengan mitra strategis sehubungan dengan newsletter yang dikirimkan secara tetap tentu dan personalisasi sesuai dengan minat dari mitra bisnisnya.

Dapat Digunakan oleh Organisasi Besar maupun Kecil

Email marketing dapat diakses maupun digunakan baik oleh perusahaan besar maupun kecil. Nyatanya berdasarkan survei rupanya banyak organisasi kecil yang lebih sukses dalam mengimplementasikan upaya-upaya email marketing yang dijalankan atas dasar anggaran pemasaran yang lebih sedikit dan ketersediaan sumber daya manusianya. Yang jelas dengan perancangan yang tepat, implementasi dan manajemen dari program email marketing dapat mendatangkan kesuksesan finansial dan tujuan promosi tertentu dan investasi.

Berdasarkan Data

Alamat email beserta data psikografi serta demografi adalah dasar dari program email marketing. Bisa jadi suatu perusahaan membangun database email marketing mereka melalui suatu cara tertentu, sedangkan perusahaan lain menggunakan formulir pada situs web mereka agar para pengunjung dapat melakukan proses registrasi alamat email mereka. Kastemer meregistrasikan diri mereka atas dasar untuk mendapatkan manfaat dari informasi yang diberikan sesuai dengan keinginan dan minat mereka dan relevan serta tepat waktu.

Tentu agar para pengunjung situs web mau memberikan alamat email mereka, Anda harus menjelaskan manfaatnya kepada mereka. Program email marketing yang berhasil jelas harus memastikan dan memberikan garansi akan sekuritas dan kerahasiaan dari seluruh data alamat email mereka. Artinya jangan sekali-sekali dijual.

Perusahaan-perusahaan yang menggunakan email marketing dapat memperoleh manfaat asalkan mereka melakukannya dengan perencanaan dan dibantu oleh teknologi dan analisa hasil. Buatlah analisa statistik dari email yang dikirim, tanggapan dari kastemer, pendapatan finansial dan sejenisnya, atas dasar itulah modifikasi dapat dilakukan untuk memastikan email marketing yang berhasil.

Personalisasi, Tepat pada Sasaran, Sesuai dengan Jadwal

Personalisasi pesan email memungkinkan setiap kastemer mendapat informasi yang relevan dengan keinginan mereka. Personalisasi bisa berupa mengirimkan pesan email dengan memberi sapaan nama resipien sehingga tidak terkesan umum dan bersifat pribadi seolah-olah one-to-one, atau bisa juga menambahkan atau mengganti suatu informasi isi, hari, tanggal dan lain sebagainya yang bertalian erat dengan informasi pribadi dari resipien.

Tepat pada sasaran memungkinkan suatu organisasi mengirimkan pesan-pesan email khusus ke grup resipien tertentu. Artinya setiap pesan tidak perlu dikirim ke setiap kastemer.

Penjadwalan pesan memungkinkan pesan-pesan yang akan dikirim sesuai dengan jadwal waktu yang tepat dan pada frekuensi pengiriman yang dapat ditolerir. Misalnnya, komunikasi email dapat dikirimkan seminggu sekali atau dua minggu sekali sesuai dengan yang diminta oleh kastemer.

Maka melalui kombinasi pesan yang bersifat personalisasi, sesuai dengan target dari orang yang dituju dan penjadwalan pengiriman maka akan memastikan suatu organisasi dapat mengirimkan pesan yang tepat pada orang yang tepat dalam waktu yang tepat.