Bayangkan jadinya kalau agenda Anda – entah yang manual
atau elektronik – ketinggalan? Apalagi agenda Anda
berisi berbagai hal yang menyangkut aktivitas what to
do list entah menyangkut kepentingan internal
perusahaan atau aktivitas pribadi.
Bayangkan repotnya?
Atau coba bayangkan skenario ini:
-
mengkoordinasi semua jadwal bawahan lewat calendar yang
dapat diakses oleh bawahan Anda? Sehingga semua bawahan
dapat mengetahui jadwal waktu dan hari, mereka harus
pergi ke mana saja, dan apa saja yang harus mereka
lakukan untuk mencapai target suatu tim atau departemen?
-
Kemudian setelah mereka lakukan semua instruksi yang
Anda masukkan, mereka dapat memberikan komentar atau
result di dalamnya.
-
Juga
komentar Anda yang dapat memotivasi dari hasil result
tersebut dapat dibaca oleh bawahan lainnya sehingga
ini dapat memacu semangat kompetisi yang positif untuk
mencapat target-target korporat tertentu.
-
Juga
history dari seluruh aktivitas maupun
performance mereka dapat diakses dalam suatu list
sepanjang tahun sehingga memudahkan analisa kinerja
tim Anda.
-
Dan masih banyak hal yang dapat dikolaborasi
bersama seraya waktu berjalan hanya lewat satu calendar
maya. Ya suatu agenda maya di mana Anda dapat saling
melakukan kolaborasi dalam satu tim atau antar tim.
AGENDA MAYA UNTUK EFFECTIVE COLLABORATION
Berbulan-bulan lamanya public di dunia blog (blogosphere)
tidak tahan menunggu seperti apa jadinya calendar agenda
maya ini. Maka akhirnya agenda maya lewat calendar
online ini muncul juga ke permukaan. Dan Anda pun dapat
melihatnya dan mengetahui namanya adalah Kalendar Google
(calendar.google.com). Ini adalah salah satu
prototype dari bauran produk Google. Kalendar Google
telah ditunggu-tunggu juga oleh para Googlites di
seluruh dunia seperti yang diakui salah satu blogger
ZDNet, Garett Rogers pada saat launching situs
calendar milik Google (http://blogs.zdnet.com/Google/?p=160).
Tetapi untuk dapat menikmati fasilitas ini maka Anda pun
harus memiliki Account di Google. Entah account
untuk Gmail-nya atau untuk berbagai fasilitas yang
dimiliki Google. Segera setelah login, Anda dapat
melihat calendar tersebut. Berbagai setting yang
personalized dapat dilakukan untuk mengikuti
keinginan Anda.
Misalnya basic preferences memungkinkan Anda untuk
melakukan pengaturan zona waktu, tanggal dan format
waktu, ini penting kalau Anda memiliki dan
mengkoordinasi suatu tim yang lintas geografi.
Lewat calendar ini pun, Tim Anda yang local dapat
dikoordinasi untuk mengundang mereka ke
meeting-meeting regular atau mendadak. Tak hanya
bisa mengundang orang lain untuk rapat dengan Anda, Anda
pun dapat menolak ajakan rapat atau mempersilahkan orang
lain dalam suatu tim mengundang acara meeting.
Kalendar online ini pun dapat dibuat beberapa, sehingga
Anda dapat mengatur mana yang untuk pribadi, dan mana
yang dapat berbagi dengan tim departemen Anda atau
calendar mana yang dapat berbagi dengan departemen lain,
begitu juga dapat berbagi dengan jadwal anggota keluarga.
Kalau nantinya Anda sudah tidak perlu lagi, maka pun
calendar tersebut dapat Anda hapus dan ganti dengan yang
lainnya.
Pemberitahuan atau posting apapun yang Anda lakukan di
Kalendar maya tersebut dapat diberitahu lewat email atau
melalui SMS, dengan catatan, fasilitas mobile
notifications harus dalam kondisi enabled.
Ini dapat dilakukan hanya lewat Notifications tab;
maksudnya Anda hanya perlu memasukkan nomor ponsel Anda
dan nama carrier atau gateway-nya, lalu
masukkan kode verifikasi yang akan diterima di ponsel
Anda agar proses tersebut dapat difinalisasi.
Nah menariknya kalau Anda sudah memiliki jadwal calendar
dengan menggunakan aplikasi lain seperti iCal atau
Microsoft Outlook, Anda dapat melakukan import ke
calendar Google tersebut. Caranya sangat sederhana dan
proses upload-nya pun cepat.
Dalam
kolaborasi lewat agenda online ini, sebenarnya Anda
sebagai pihak coordinator, dapat menugaskan siapa yang
memiliki privilege lebih dan siapa yang terbatas.
Sehingga hal ini memungkinkan mereka yang memiliki
privilege lebih, misalnya asisten atau sekretaris
Anda dapat mengatur jadwal Anda, entah Anda harus
meeting dengan siapa dan di mana, serta waktunya kapan
saja. Artinya lewat kolaborasi agenda online ini, apa
yang telah diatur atau ditetapkan oleh sang atasan dapat
Anda lihat baik perinciannya maupun info lain.
Rupanya strategi Google menciptakan fitur ini adalah
untuk mendukung Gmail-nya.
Sehingga mereka yang adalah dalam suatu grup atau
organisasi atau lembaga dapat melakukan manajemen
aktivitas harian, mingguan dan bulanan dan terus
sepanjang tahun. Semua dapat di-file menjadi
suatu history yang komprehensif, apalagi Anda
gabungkan setiap perincian harian Anda lewat setiap
posting yang Anda taruh di URL tertentu atau setiap
remarks yang Anda posting di blog korporat
atau individu sehingga siapa pun yang diberi
privilege dapat melihatnya.
Menariknya, lewat calendar online yang di-expose untuk
public, Anda dapat melakukan show off, sehingga
public, atau calon pelanggan Anda dapat melihat padatnya
frekuensi transaksi produk Anda yang secara langsung
dapat meningkatkan users experience dan
meningkatkan kredibilitas produk jualan Anda.
Lewat fitur Quick Add, Google memanjakan Anda
dalam menentukan jadwal event-event Anda
lewat proses yang sangat simple dengan hanya memilih jam
yang diinginkan berikut tetek bengek lainnya dan
saved it.
Bila Anda pernah menggunakan fasilitas kalendar lain
seperti 30 Boxes, maka Fitur Quick Add mirip
seperti itu. Dengan mengklik Quick Add, maka akan
muncul suatu kotak kecil, di situ Anda bisa memasukkan
pengingat seperti, “meeting dengan bos jam 9.00
AM hari Jumat," dan apabila Anda mengklik tanda + di
kotak kecil tersebut, maka akan terlihat event
tersebut dikelompokkan ke dalam urutan tanggal sepanjang
bulan itu. Apabila suatu meeting sering dilakukan
secara rutin, maka jadwal tersebut dapat dibuat
duplikasinya dengan mudah.
Kalendar Google dapat jalan di Firefox 1.5 dan Internet
Explorer 6. Jangan takut menggunakan calendar maya ini
demi kemudahan, mengingat fasilitas antarmukanya (Ajax
interface) dapat difungsikan dengan cepat, dan
sangat intuitif sehingga mudah dipahami dalam waktu yang
singkat.
KOLABORASI ONLINE LEWAT KALENDAR– SIAPA TAKUT?
Kelak manajemen jadwal ini di era globalisasi, tidak
lagi milik perorangan, tetapi untuk level korporat atau
lembaga atau organisasi akan menjadi suatu tren dalam
mengorganisasi urusan-urusan internal mereka selain
bercengkerama dengan prospek dan pelanggan mereka.
Manajemen global akan memasukkan juga kalendar global.
Internet telah memungkinkan pengkoordinasian aktivitas
menjadi semakin streamlined dan transparan.
Fasilitas publik akan lebih menarik audiens apabila
jadwal online mereka di-expose. Kelak jadwal online ini
akan diintegrasikan dalam pemerintah yang lebih
transparan sehinnga rakyat dapat melihat secara
transparan bagaimana pemerintah bekerja dan menaruh
prioritas dalam agenda mereka selain rakyat juga dapat
mengusulkan aktivitas pemerintah untuk menuju
E-Government yang efektif dan efisien.
Namun sebelum jadwal maya dapat dimanfaatkan mulai dari
skala korporat komersial, organisasi sosial atau
nirlaba, pendidikan atau level pemerintahan, ini semua
berpulang kepada Anda terlebih dahulu, apakah konsep
kalendar online mengubah gaya Anda menjadwalkan
kehidupan pribadi dan bisnis? Apakah Anda sudah siap
untuk meng-onlinekan semua event korporat
atau pribadi sebaliknya daripada menggunakan corat-coret
agenda manual?
SPONSOR BARIS
3GNET - Your gate to
better and faster internet
Akses internet cepat tak terbatas Hanya Rp.
600.000,-/ bulan
Kontak : 021-5206890 email:
sales@triplegate.net.id
-----------
Gratis berbulan-bulan, BONUS Pulsa 20%
untuk setiap isi ulang FLEXI Trendy, Mana tahaaan. . .!
Segera isi ulang flexi trendy anda agar komunikasi tetap
lancar, karena promosi ini hanya berlaku hingga Juni
2005
-----------
Ingatkan selalu pelanggan
dan calon prospek Anda lewat barang
souvenir
berupa gelas mug keramik dengan berbagai model, atau
hub. Sales kami di
rita@muggom.com serta
promosi kaos dan
promosi jaket di kami.
