Pada mulanya Internet berawal sebagai media komunikasi dan apa pun bisnisnya membutuhkan komunikasi, entah itu oral, visual, maupun tekstual antara pihak-pihak yang terlibat.

Walaupun beberapa dari jenis komunikasi ini diotomatisasi oleh komputer, namun tanpa hal itu suatu bisnis tidak dapat tumbuh.

Ciri utama dari jenis komunikasi dasar di Internet adalah; e-mail, chat, dan News, ini semua adalah aplikasi yang sering digunakan dan di masa depan hal ini pun akan tetap nomor satu digunakan. Ketiga itu sebenarnya adalah replika dari hal yang sering digunakan di era pra-internet.

Online chat tidaklah baru bila dibandingkan dengan normal chit-chat, namun Internet memungkinkan cara baru berkomunikasi, dan sekarang masalahnya adalah bagaimana kita dapat membuat nilai tambah pada teknologi baru dan inovatif ini.

Teknologi ini tidak memberikan solusi baru yang radikal, namun mengintegrasikan teknologi yang ada untuk meningkatkan keefektifan berkomunikasi.

Nah, aplikasinya dapat digunakan dalam tiga hal :

(i) cara berinteraksi dengan kastemer dan leads
(ii) Cara berinteraksi dengan mitra bisnis
(iii) online meeting

(i) Cara berinteraksi dengan kastemer dan leads

Walaupun komunikasi umum antara perusahaan dan kastemer dilakukan melalui surat biasa, telepon atau e-mail dan faks, namun cobalah berikan kastemer Anda suatu elayanan yang lain dan lebih baik dan hemat biaya apabila harus menggunakan Sambungan telepon jarak jauh atau Internasional.

Misalnya mungkinkan mereka menghubungi perusahaan Anda dengan menggunakan online chat. Keuntungannya adalah bahwa para kastemer dapat membantu satu sama lain tanpa harus menghubungi perusahaan, sebagaimana dimungkinkan oleh newsgroup.

E-mail dan telepon adalah sarana komunikasi langsung yang membutuhkan banyak pekerjaan yang harus dilakukan oleh departemen CALL CENTER.

Memang beberapa perusahan ada yang menaruh PERTANYAAN YG SERING DIAJUKAN
di situs web mereka, namun berapa banyak orang yang sudah terkoneksi di internet dapat melakukan hal itu, karena umumnya banyak perusahaan di Indonesia pun jarang memberikan e-mail kepada staff-staffnya apalagi koneksi untuk menjelajahi dunia maya.

Dan umumnya orang pun malas untuk melihat-lihat situs web kecuali kalau mereka sedang benar-benar membutuhkan informasi, umumnya mereka lebih senang menerimanya via e-mail, daripada harus masuk ke situs web perusahaan Anda.

Karena itu dengan memberikan chat group kepada kastemer, maka Anda dapat
melayani lebih banyak kastemer pada waktu yang sama. Online chat bentuknya komunikasi tertulis dan dilakukan secara real-time. Agar dapat berhasil Anda harus mengikuti beberapa aturan dan memungkinkan kastemer Anda menggunakan saluran komunikasi baru ini, yaitu online chat dan newsgroups.

Tanpa mereka harus menginstal software baru.

Jika memang harus diinstal software baru, maka berikan perincian singkat dan jelas cara memasangnya sehingga mereka dapat lakukan sendiri sehingga tidak merasa tidak puas karena pelayanan yang diberikan oleh Anda terlalu rumit.

Hal yang perlu diingat adalah perusahaan Anda harus siap menggunakan orang yang benar-benar cakap dan ahli dalam menjawab pertanyaan dari kastemer atau leads karena ini adalah salah satu bentuk komunikasi langsung.

Sudah terbukti bahwa prospek memerlukan paling tidak 7 pesan email sebelum akhirnya memutuskan untuk membeli produk Anda. Namun bayangkan terus menerus secara rutin menjawab dan melakukan follow-up via email sebanyak 7 kali, bukankah hal itu memusingkan? dan memakan waktu atau hari-hari Anda untuk kegiatan lain yang lebih produktif.

Maka dengan Anda menggunakan sistem penjawab email otomatis, maka manfaatnya :

* semua permintaan informasi pemasaran dari email atau situs web Anda akan ditangani secara otomatis tanpa Anda mengirim-ngirim lagi, Dan si penanya akan mendapatkan jawabannya dalam waktu beberapa detik saja.!

* Juga nama dan alamat email mereka dapat Anda tambahkan ke dalam database Anda secara otomatis, sehingga menghemat waktu Anda berjam-jam memasukkan list dari alamat-alamat email mereka.

* Kemudian sistem penjawab tsb akan mengirimkan pesan-pesan email follow-up secara otomatis dan tetap tentu, dengan interval waktu yg Anda inginkan, sehingga membangun dan mengukuhkan kepercayaan dan hubungan bisnis yang baik yang menghasilkan penjualan.

* Dan Anda akan mempunyai lebih banyak waktu bersama keluarga. Karena sistem yang bekerja untuk Anda.

* Sistem penjawab email Anda akan melakukan seluruh komunikasi dan follow-up kepada semua penanya yang telah And giring ke suatu masalah atau produk Anda tanpa intervensi dari Anda

* Hemat Waktu, mengurangi pusing kepada, membangun loyalitas kastemer, meningkatkan tingkat konversi, dan menghasilkan lebih banyak penjualan.

Banyak perusahaan dan organisasi menggunakan email marketing untuk memberikan informasi via email kepada kastemer, klien, mitra bisnis, prospek, dan para langganannya. Istilah email marketing mengacu ke seluruh perangkat proses, strategi pemasaran dan pesan email, data, dan teknologi yang memungkinkan komunikasi ini.

Email marketing kadang-kadang memang disalahartikan mengacu pada suatu tindakan mengirimkan pesan-pesan pemasaran yg terus terang via email. Akan tetapi, email marketing dapat mencakup komunikasi apa pun yang dikirimkan melalui email oleh suatu perusahaan atau organisasi. Suatu perusahaan yang mengirim email yang berisi target penjualan dan pemasaran yang dihubungkan dengan setiap pesan email. Namun sebaliknya daripada sekadar berbunyi “beli sekarang!”, pesan-pesan email tersebut dapat dimanfaatkan untuk memupuk suatu hubungan komunikasi bisnis jangka panjang dengan kastemer.

Penjelasan berikut melukiskan pada berbagai sifat dari email marketing. Agar lebih enak, saya memilih menggunakan kata kastemer untuk mengacu ke klien, mitra bisnis, prospek, langganan, dan siapa pun yang dikirimi komunikasi via email oleh suatu perusahaan.

Contoh dari Email Marketing

Sebelum kita masuk ke penjelasan yang lebih terperinci, saya akan mengajak Anda dahulu melihat suatu contoh dari program email marketing yang ada. Program email marketing tersebut adalah program yang dibuat oleh CDNow. Nah silahkan Anda masuk ke situs web CDNow.

CDNow adalah perusahaan online yang bergerak di bidang musik retail. Kastemer dapat mendaftarkan diri mereka pada situs web CDNow untuk mendapatkan berita musik secara berkala, ataupun penawaran khusus. Pada waktu kastemer mengisi formulir yg terdapat di situs web tersebut, mereka dapat mengisi pilihan seperti musik apa yang mereka sukai, jenisnya dan frekuensi komunikasi via email yang mereka kehendaki per minggu atau per bulan, dan informasi lainnya. Karena itu secara tetap tentu, CDNow mengirimkan pesan-pesan email personalisasi berdasarkan informasi ini. Misalnya, seorang kastemer yang menyatakan minatnya pada dunia musik dan rilis baru akan menerima pesan-pesan email tinjauan dari album musik baru dari seluruh dunia.

Bukan Spam, Namun Sudah Mendapat Persetujuan (permission-based)

Salah satu sifat utama dari email marketing adalah atas dasar persetujuan. Kastemer secara terus terang melakuan registrasi (“opt-in”) untuk menerima pesan email. Setelah registrasi, resipien pun dapat berhenti keluar dari “opt-in” tersebut (unsubscribe). Sifat inilah yang membedakannya dari unsolicited email, yang secara umum disebut sebagai spam. Email marketing adalah suatu aktivitas mengirimkan pesan-pesan komunikasi yang dilakukan oleh suatu organisasi kepada mereka yang mau mendengarkan atau siap menerima berita dari organisasi tersebut.

Tujuan dari Email Marketing

Tujuan keseluruhan dari email marketing adalah untuk membangun suatu kemitraan antara suatu organisasi dengan para kastemernya di mana kedua belah pihak mendapatkan manfaat timbal balik dari pertukaran informasi ini. Program email marketing yang berhasil adalah program yang memenuhi kedua tujuan dari organisasi tersebut maupun kebutuhan dan keinginan dari para kastemernya.

Agar berhasil suatu organisasi harus membangun dan memperkuat hubungan komunikasi bisnisnya dengan para kastemernya. Hal ini tentu saja menggunakan media komunikasi khususnya email karena lebih efisien, cepat, dan biaya lebih terjangkau untuk mempromosikan suatu merek, mendapatkan kastemer, mempertahankan suatu bisnis, dan saling menjual produk. Dan sekaligus hal ini dapat memenuhi tujuan kuantitatif seperti meningkatkan jumlah pengunjung, kastemer baru dan pendapatan tentu saja.

Program email marketing yang berhasil memastikan bahwa komunikasi yang keluar itu harus sesuai dengan kebutuhan dan keingian dari para kastemer. Tujuan spesifik dari para kastemer bisa jadi memang bervariasi. Tujuannya bisa jadi mulai dari menerima informasi yang bersifat menghibur, atau berhubungan dengan karir pekerjaan, atau suatu advis mengenai suatu topik tertentu yang menjadi minat mereka. Hal itu jelas seperti yang kami lakukan di BJO CONSULTING GROUP (http://www.bjoconsulting.com) bahwa mereka yang menjadi pembaca kami karena mereka ingin mendapatkan informasi dan tips serta trik dalam melakukan pemasaran elektronik serta informasi ebusiness di seluruh dunia.

Isi dari Email

Berbagai macam informasi dapat dikirim sebagai bagian dari program email marketing, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut :
· Informasi tertentu yang berhubungan dengan minat kastemer
· Informasi akan suatu peristiwa tertentu
· Analisa produk
· Tips penggunaan suatu produk
· Analisa keuangan/pasar modal
· Pengingat film-film tertentu
· Penawaran khusus
· Berita-berita industri
· Dan lain-lain

Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah salah satu kunci yang berhasil untuk email marketing. Itulah sebabnya komunikasi mereka harus dirancang sebegitu rupa agar berhasil. Mereka harus berpikir dalam-dalam tentang variasi dari pesan-pesan email mereka untuk meraih tujuan mereka.

Perencanaan terdepan sangat penting untuk memastikan agar kehendak baik kastemer. Misalnya, Anda bayangkan, jika seorang kastemer berhenti dari “opt-in” Anda karena tidak suka akan pesan-pesannya, maka organisasi tersebut kehilangan hubungan komunikasi via email dengannya bahkan mungkin selamanya..

Bisnis-ke-Kastemer dan Bisnis-ke-Bisnis

Email marketing dapat diterapkan untuk situasi Bisnis ke Kastemer atau untuk Bisnis ke Bisnis. Email marketing untuk jenis bisnis ke kastemer misalnya, seperti halnya program CDNow yang disebutkan di atas jelas sangat sukses, disamping itu pula terdapat program email marketing untuk jenis bisnis B2B juga. Walaupun program jenis bisnis B2B memiliki banyak kesamaan dengan program bisnis B2C, namun berbeda dalam hal jumlah orang-orang yang terlibat dalam mengambil keputusan untuk membeli, maupun kekompleksitasnya suatu produk, dan mahalnya biaya pembelian dari B2B vs. B2C.

Contoh dari program B2B adalah system yang diterapkan oleh suatu organisasi untuk mengkomunikasikan bisnisnya dengan mitra strategis sehubungan dengan newsletter yang dikirimkan secara tetap tentu dan personalisasi sesuai dengan minat dari mitra bisnisnya.

Dapat Digunakan oleh Organisasi Besar maupun Kecil

Email marketing dapat diakses maupun digunakan baik oleh perusahaan besar maupun kecil. Nyatanya berdasarkan survei rupanya banyak organisasi kecil yang lebih sukses dalam mengimplementasikan upaya-upaya email marketing yang dijalankan atas dasar anggaran pemasaran yang lebih sedikit dan ketersediaan sumber daya manusianya. Yang jelas dengan perancangan yang tepat, implementasi dan manajemen dari program email marketing dapat mendatangkan kesuksesan finansial dan tujuan promosi tertentu dan investasi.

Berdasarkan Data

Alamat email beserta data psikografi serta demografi adalah dasar dari program email marketing. Bisa jadi suatu perusahaan membangun database email marketing mereka melalui suatu cara tertentu, sedangkan perusahaan lain menggunakan formulir pada situs web mereka agar para pengunjung dapat melakukan proses registrasi alamat email mereka. Kastemer meregistrasikan diri mereka atas dasar untuk mendapatkan manfaat dari informasi yang diberikan sesuai dengan keinginan dan minat mereka dan relevan serta tepat waktu. Tentu agar para pengunjung situs web mau memberikan alamat email mereka, Anda harus menjelaskan manfaatnya kepada mereka. Program email marketing yang berhasil jelas harus memastikan dan memberikan garansi akan sekuritas dan kerahasiaan dari seluruh data alamat email mereka. Artinya jangan sekali-sekali dijual.

Perusahaan-perusahaan yang menggunakan email marketing dapat memperoleh manfaat asalkan mereka melakukannya dengan perencanaan dan dibantu oleh teknologi dan analisa hasil. Buatlah analisa statistik dari email yang dikirim, tanggapan dari kastemer, pendapatan finansial dan sejenisnya, atas dasar itulah modifikasi dapat dilakukan untuk memastikan email marketing yang berhasil.

Personalisasi, Tepat pada Sasaran, Sesuai dengan Jadwal

Personalisasi pesan email memungkinkan setiap kastemer mendapat informasi yang relevan dengan keinginan mereka. Personalisasi bisa berupa mengirimkan pesan email dengan memberi sapaan nama resipien sehingga tidak terkesan umum dan bersifat pribadi seolah-olah one-to-one, atau bisa juga menambahkan atau mengganti suatu informasi isi, hari, tanggal dan lain sebagainya yang bertalian erat dengan informasi pribadi dari resipien.

Tepat pada sasaran memungkinkan suatu organisasi mengirimkan pesan-pesan email khusus ke grup resipien tertentu. Artinya setiap pesan tidak perlu dikirim ke setiap kastemer.

Penjadwalan pesan memungkinkan pesan-pesan yang akan dikirim sesuai dengan jadwal waktu yang tepat dan pada frekuensi pengiriman yang dapat ditolerir. Misalnnya, komunikasi email dapat dikirimkan seminggu sekali atau dua minggu sekali sesuai dengan yang diminta oleh kastemer.

Maka melalui kombinasi pesan yang bersifat personalisasi, sesuai dengan target dari orang yang dituju dan penjadwalan pengiriman maka akan memastikan suatu organisasi dapat mengirimkan pesan yang tepat pada orang yang tepat dalam waktu yang tepat.