Follow-up auto responder adalah sejenis program yg dapat mengirimkan serangkaian pesan-pesan email penjualan yg bersifat rutin yg dikirim berdasarkan selang waktu tertentu kepada orang-orang yang bertanya kepada Anda atau yg ditambahkan ke dalam opt-in list Anda. Ini adalah program yg sangat membantu dalam membangun hubungan komunikasi bisnis dan penuh respek terhadap si penanya maupun para kastemer Anda.

Berikut ini adalah beberapa contoh yg dapat Anda buat untuk meringankan tugas-tugas folow-up Anda, sehingga Anda sebagai seorang manajer hanya memfokuskan pada isi dari surat pesan email tsb, bukan pada tuga rutin mengirim-ngirim email yg sama terus menerus :

#A. Membuat Online Course via Email yg menyangkut bisnis Anda.
—
Gunakan metode ini sbg upaya dari serangkaian edukasi Anda thp kastemer Anda. (Jadi setiap orang yg bertanya dgn mengklik email autoresponder akan mendapatkan pelajarannya dalam beberapa hari sesuai dengan selang waktu tertentu.
atau, Bila mereka ingin menanyakan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yg sering diajukan (FAQ), mereka cukup menekan satu email autoresponder tanpa mereka harus berkunjung ke situs web Anda, mengingat tidak semua orang diberikan akses browsing internet.

semua ini terjadi tanpa melibatkan interaksi Anda.

#B Me-link-kan web form dengan sistem autoresponder
—
Hubungkan formulir di situs web Anda dengan input yg dimasukkan oleh para pengunjung situs web Anda, sehingga mereka akan di follow-up oleh email autoresponder dalam selang hari tertentu sesuai dengan keinginan Anda.
Dan itu akan dikirim secara otomatis tanpa Anda harus mengingat-ngingatnya lagi.

#C Berfungsi sbg pengirim produk digital Anda
—
Yang satu ini sangat menarik, khususnya apabila Anda memiliki produk digital seperti ebook, atau software, audio, atau video elektronik dan sejenisnya, dan setelah itu sistem otomatis memberikan follow-up seperti ;

• ucapan terima kasih setelah membeli
• kemudian menanyakan respons mereka setelah menggunakannya apakah mereka puas atau tidak
  – kemudian memberikan alternatif produk lain yg mirip atau penunjang.
  – kemudian melakukan survei thp para pengguna produk tsb
  – dsb sesuai dengan kreativitas Anda sbg seorang manajer pemasaran

Untuk contoh praktis lain Anda dapat menerapkan multiple instant autoresponder dan sekadar test demo dari auto follow-up responder dapat Anda lakukan dan masuk ke situs web kami di:

http://www.bjoconsulting.com/artikel/autoresponse.htm

(Dalam 2 atau 3 detik saja Anda langsung mendapatkan jawaban contoh demonya)

Sehingga kastemer Anda akan respek thp Anda karena Anda memperhatikan mereka, walaupun Anda tidak mengirimkannya kepada mereka, karena tugas Anda hanya sekali saja, yaitu pada waktu melakukan konsep penulisannya.

E-mail bukan sekadar alat untuk komunikasi namun adalah sarana yang dapat dipakai untuk melakukan promosi dan penjualan.

E-mail adalah senjata bagi para pemasar online. Mengapa tidak menambahkan strategi pemasaran Anda via e-mail untuk menjangkau banyak orang disamping aktivitas pemasaran offline yang Anda lakukan?.

Masalahnya adalah, semakin banyak orang menerima e-mail, semakin sedikit orang menaruh perhatian pada masing-masing isi e-mail tsb. Hal ini nyata seperti yang umumnya para amatiran lakukan dengan sistem “hit and miss” di newsgroup atau di discussion group.

Maka untuk tampil beda, para pemasar online harus berupaya untuk menarik perhatian dari para calon kastemernya.

Argumen yang sering mereka katakan adalah:

“Jika saya berteriak lebih keras dan lebih sering, pasti para calon kastemer akan mendengarkan saya.”

Memang, itu benar. Mereka mungkin akan mendengar Anda. Namun, apa reaksi mereka dan tanggapan mereka terhadap banjir e-mail tersebut? Apakah mereka akan senang? Atau sebaliknya mereka akan mengatakan dengan mengirim e-mail balik “Keluarkan aku dari e-mail Anda dan jangan kirimi lagi!”

Lima hal berikut ini adalah kesalahan dari para pemasar amatiran yang mereka gunakan pada e-mail mereka.

(Hendaknya bedakan antara e-mail promosi dan email yang berisi newsletter. Kedua  hal ini sangatlah berbeda.)

#1: E-mail Promosi yang terlalu panjang.

Beberapa e-mail promosi cenderung terlalu panjang sebelum sampai ke tujuannya. Hal ini menyebabkan resipien harus melakukan “scroll down”. Karena itu ingatlah bahwa e-mail Anda bukanlah satu-satunya e-mail yang sampai di inbox mereka, dan kata-kata Anda hendaknya singkat dan “to the point”.

Anda tahu hasilnya? Hasilnya sedikit saja yang mengirimkan balasannya kepada Anda.

#2: E-mail Promosi yang terlalu Banyak Menuntut.

Hal ini juga sering dilakukan oleh para penulis e-mail, mereka tanpa diminta menawarkan sejumlah item atau produk atau pun jasa dan tidak fokus pada satu inti penawaran dan para resipien disuguhkan banyak pilihan item yang tidak diminta

#3: Terlalu Sering.

Beberapa orang berdalih bahwa kunci untuk pemasaran e-mail yang berhasil adalah frekuensinya. Karena itu mereka mengirimkan email promosi sesering mungkin.

Memang, sepertinya demikian. Dalam pemasaran tradisional agar pesan iklan Anda tetap diingat, Anda harus sering menampilkannya sesering mungkin. Dan dalam pemasaran offline, memang begitu seharusnya, namun pemasaran online sama sekali berbeda. Anda bisa bayangkan bahwa masyarakat sudah terlalu sering dibombardir dengan pesan-pesan komersial di TV, Radio, Reklame dan Koran, kemudian Anda membombardir mereka lewat e-mail. Akibatnya Anda akan mendapat reputasi buruk dan mereka akan melewatkan e-mail Anda begitu saja tanpa membacanya dan akan mengabaikannya di kemudian hari sewaktu menerima e-mail Anda pula.

#4: E-mail Promosi yang tidak terarah.

Ini juga adalah kesalahan yang sering dilakukan oleh para amatiran, karena e-mail murah, mereka lupa akan perlunya menerapkan strategi segmentasi dan membidik target market yang relevan.

Akibatnya adalah calon kastemer Anda sama sekali tidak berminat dengan tawaran Anda, hal ini sama seperti Anda berjualan mesin pemanas di padang gurun dan tidak seorang pun yang berminat akan tawaran Anda, jadi pentingnya Anda melakukan e-mail promosi ke target market yang tepat.

#5: Penulisan E-Mail Promosi yang tidak bagus.

Membaca teks yang ditulis dengan baik sangat menyenangkan dan mudah dibaca.

Tulislah dengan jelas, sederhana dan penuh respek.

Penulisan e-mail promosi yang buruk adalah rintangan yang besar sehingga para resipien engan untuk menuangkan perhatian mereka pada kiriman e-mail Anda. Maka berikan perhatian lebih pada penulisan e-mail Anda. Pastikan Anda memiliki teknik menulis yang baik, lakukan perenungan dan tidak tergesa-gesa.

Inbox adalah tempat yang bersifat pribadi, dan di situlah Anda dapat menjumpai calon kastemer Anda dan berbicara dengannya secara individu. Maka apabila tulisan e-mail promosi Anda tidak mengikuti kaidah di atas maka e-mail Anda tidak akan dibaca.

Prinsipnya, adalah jangan terlalu banyak meminta namun lebih banyak membeli.

Bidik e-mail Anda dengan hati-hati, buatlah terfokus dan terarah pada satu tujuan. Langsung ke poin yang dibicarakan dan jangan mutar-mutar. Pastikan penulisannya memiliki nilai yang bermutu dan rasio isi e-mail Anda adalah 80% : 20% artinya 80% berisi hal yang berguna dan 20% berisi penawaran Anda.

Dengan kata lain, jika Anda menaruh respek akan waktu yang dimiliki oleh pembaca e-mail Anda, maka mereka pun akan berlaku sebaliknya dengan memberikan lebih banyak perhatian.

Kalau saya tanya Anda, kalau ada yang orang tanya ke perusahaan Anda mengenai produk atau jasa Anda, pasti Anda memberikan informasi kepada Anda bukan? Setelah memberikan informasi, apakah Anda memberikan informasi lebih lanjut kepada mereka?

Kebanyakan dari mereka menjawab ‘tidak’. Alasannya apa? “Ya, mereka khan sudah dapat informasi, kalau saya telepon terus sepertinya mengganggu, apalagi saya telepon ke HP-nya, eh malah dimatiin,” demikian jawaban dari mereka.

Sebenarnya prospek bisa saya lupa dgn informasi awal yang Anda berikan, atau ada masalah lain. Maka berikan informasi lagi kepadanya, dan jangan biarkan mereka mencari solusi kepada kompetitor Anda, padahal mereka bisa menjadi kastemer potensial Anda?

Pada dasarnya, proses yang menghasilkan penjualan itu memakan waktu 5 atau 6 kali kontak. Maka ingat aturan 60 – 40. Artinya jika Anda tidak melakukan follow-up setidaknya setelah Anda berikan info pertama, Anda tidak akan berhasil dalam menjual!

Jika Anda menghubungi prospek Anda 6 kali, maka secara persentase saya uraikan demikian :

Kontak pertama 44%
Kontak kedua 16%
Kontak ketiga 14%
Kontak keempat 12%
Kontak kelima 8%
kontak keenam 3%

Kesimpulannya adalah bahwa untuk mencapai 100% atau terjadinya penjualan atau demo produk, hal itu menuntut bahwa Anda harus mengirimkan pesan-pesan penjualan secara “follow-up”!

Namun jangan lupa! satu metode dari pemasaran via e-mail akan berfungsi dengan bagus apabila Anda memperlakukan mereka masing-masing secara individu. Hal ini dapat dilakukan apabila Anda mengirimkan mereka pesan dalam bentuk “personalized” artinya nama mereka disapa dan bukan padakolom field : cc atau bcc dan berisi e-mail-email orang lain.

Memang Anda dapat melakukannya secara manual, namun alangkah manisnya apabila Anda melakukannya secara otomatis. Setelah itu Anda harus mengembangkan
pesan-pesan berantai (follow-up) dan menyesuaikannya seraya waktu berjalan.

Nah sekarang coba deh, ambil kertas dan pensil dan tuliskan semua produk dan manfaat serta fiturnya. Ini akan membantu Anda dalam membuat pesan-pesan penjualan secara berurut (follow-up).

Mulailah sekarang dengan sales letter Anda. kemudian modifikasi isinya seraya waktu berlalu. Jangan terlalu panjang karena pembacanya akan bosan dan tidak akan dibaca semuanya.

Pesan kedua Anda hendaknya dikirim satu hari atau beberapa hari kemudian setelah kontak pertama. Berikan informasi lebih banyak, lebih detail, dan paling penting adalah lebih Banyak MANFAATNYA.

Mungkin Anda dapat menulis beberapa paragraf dan memasukkan artikel gratis mengenai keahlian Anda! Prospek Anda akan melihat tsb dan akan menghargai hal itu dan penjualan Anda pun akan meningkat!

Kemudian pesan tindak lanjut Anda akan berfungsi sebagai pengingat yang seharusnya dikirim satu atau dua hari setelahnya. Lakukan sekarang segera! Jangan lupa di sini Anda bisa sebutkan lebih banyak manfaat, atau penawaran khusus – intinya buat mereka untuk membeli!

Pesan tindak lanjut berikutnya hendaknya dikirim ada selang waktu yang jelas seminggu setelahnya karena dapat membuat mereka jengkel. Jadi dengan singkat uraikan produk atau jasa Anda lagi (karena bisa saja prospek Anda sudah lupa akan hal itu!) Dan tekankan hal yang paling penting, atau tanyakan mereka alasan mereka belum mengambil keputusan atau siapa tahu mereka punya pertanyaan lain.

Saya harap artikel ini akan membantu Anda untuk mengembangkan suatu sistem yang dapat melakukan tindak lanjut seluruh prospek Anda. Ingat sekali Anda lakukan hal itu — teruskan!